Wachtdagen bij ziekte: hoe ga je hier als werkgever goed mee om?

Wat zijn wachtdagen precies? Wanneer mag je ze toepassen? En hoe voorkom je juridische valkuilen?

In deze blog leggen wij uit wat de regels zijn, geven we praktische tips en vertellen we hoe je als organisatie professioneel én juridisch correct omgaat met wachtdagen bij ziekte.

Wat zijn wachtdagen bij ziekte?

Wachtdagen zijn de eerste ziektedagen van een werknemer waarvoor geen loon hoeft te worden doorbetaald. Werkgevers kunnen maximaal twee wachtdagen per ziektegeval hanteren, mits dit schriftelijk is overeengekomen, bijvoorbeeld in de arbeidsovereenkomst, in het verzuimbeleid of in het personeelshandboek.

Waarom worden wachtdagen toegepast?

Het doel van wachtdagen is om kortdurend ziekteverzuim te ontmoedigen, met name bij terugkerende ziekmeldingen. Ze worden ingezet om de verzuimdrempel te verhogen. Voor werkgevers kan dit helpen bij het beperken van verzuimkosten. Maar let op: onjuist gebruik leidt al snel tot juridische risico’s en ongewenste situaties.

Wanneer kies je voor het inzetten van wachtdagen?

Of een bedrijf kiest voor het inzetten van wachtdagen is van verschillende factoren afhankelijk. Bijvoorbeeld wanneer op basis van de verzuimcijfers blijkt dat sprake is van veel kortdurend ziekteverzuim. Vaak speelt ook de aard van het werk een rol. Wachtdagen worden bijvoorbeeld vaak ingezet bij productiewerk. Daarnaast is ook de visie van het bedrijf op het verzuimbeleid bepalend. Zo kan een bedrijf in plaats van wachtdagen ook kiezen voor een andere benadering, bijvoorbeeld waarbij werknemers extra vrije dagen opbouwen wanneer zij een bepaalde periode niet ziek zijn geweest. Het wel of niet inzetten van wachtdagen is dus onderdeel van een bredere strategische verzuimaanpak binnen een bedrijf.

Wat zegt de wet over wachtdagen?

De wettelijke basis voor wachtdagen is te vinden in artikel 7:629 lid 9 BW. De hoofdregels zijn:

• Maximaal twee wachtdagen per ziekmelding
• Alleen toegestaan als dit schriftelijk wordt overeengekomen met werknemer
• De cao gaat voor individuele afspraken -> check dus altijd of er afwijkende regels zijn
• Er mogen geen wachtdagen worden toegepast bij een ziekmelding binnen vier weken na herstel vorige ziekmelding

Wachtdagen correct toepassen in jouw organisatie

Of je nu een MKB-bedrijf bent of een grote HR-afdeling beheert, het is cruciaal om wachtdagen juridisch en beleidsmatig goed te regelen. Hieronder vindt je onze praktische tips:

1. Controleer arbeidsovereenkomsten en reglementen/personeelshandboek: zorg dat wachtdagen correct zijn opgenomen in arbeidsovereenkomsten én kloppend zijn met eventuele cao-bepalingen.

2. Check de cao-voorwaarden: sommige cao’s verbieden wachtdagen of kennen afwijkende regels. Denk aan cao’s in de zorg of schoonmaak.

3. Neem wachtdagen op in je verzuimbeleid of personeelshandboek: transparantie voorkomt discussie. Benoem duidelijk wanneer en hoe wachtdagen worden toegepast.

4. Voorkom stapeling bij herhaalde ziekmeldingen: let op bij kort op elkaar volgende ziekmeldingen. Binnen vier weken na herstel mag je géén nieuwe wachtdag toepassen.

5. Eenduidige toepassing: zorg voor een eenduidige toepassing van het verzuimbeleid. Fouten leiden tot onnodige kosten en onvrede op de werkvloer.

6. Maak onderscheid tussen wachtdagen en verlofdagen: in de praktijk zien wij dat werknemers vaak kiezen om een verlofdag in te zetten in plaats van een wachtdag. Vooral wanneer dit vaker voorkomt kan dit leiden tot ongewenste situaties waarbij de werknemer verlofdagen gebruikt voor ziektedagen. Dit kan juist leiden tot meer overbelasting en (langdurig) verzuim. Ook geeft dit een vertekend beeld bij de verzuimcijfers en bij een eventueel samengestelde ziekmelding.

Wat zijn de risico’s bij onjuiste toepassing?

Het verkeerd toepassen van wachtdagen kan leiden tot:

• Loondoorbetalingsclaims
• Achterstallige betalingen
• Geschillen met werknemers of vakbond
• Boetes bij controle door de Inspectie SZW

Laat je verzuimbeleid toetsen

Wij helpen jou graag met het opstellen of updaten van een strategisch verzuimbeleid dat past bij jouw bedrijf én dat voldoet aan wet- en regelgeving. Een helder en juridisch correct verzuimbeleid is namelijk geen luxe, maar een must voor elk bedrijf.